Art. 18. Le logiciel de comptabilité journalise dans un fichier dénommé journal électronique des événements toute opération réalisée au moyen du logiciel qui doit comprendre l’identification de l’auteur de l’opération, le poste de travail utilisé, la date et l’heure de l’opération, le type d’opération réalisée, les données ou paramètres impliqués.

Art. 20. Le logiciel de comptabilité doit comprendre une procédure permettant de sauvegarder tous les fichiers requis pour effectuer une restauration complète du système comptable ou faisant référence à une procédure de restauration et de sauvegarde. Réciproquement, le logiciel de comptabilité doit comprendre une procédure permettant de restaurer complètement le système comptable, au départ d’une sauvegarde, ou faisant référence à une procédure de restauration et de sauvegarde.

Art. 17. Chaque utilisation du logiciel de comptabilité doit faire l’objet d’une procédure d’identification de l’utilisateur, suivie de son authentification cadrée par les habilitations qui lui ont été octroyées.

Le logiciel de comptabilité doit posséder les mécanismes de contrôle d’accès, via l’exécutable, qui permettent de restreindre l’utilisation de chaque fonction du logiciel aux seules personnes autorisées.

L’accès externe aux fichiers de bases de données doit être réservé aux seules personnes habilitées.

Art. 9. L’entité utilisatrice du logiciel doit disposer d’un engagement de l’éditeur du logiciel:

• sur la conformité du logiciel aux prescriptions prévues par le présent décret;
• acceptant de fournir, à la requête des agents de contrôle fiscaux ou à l’auditeur habilité par la loi, qui en feraient la demande justifiée, la documentation technique du logiciel de comptabilité.

Art. 7. Une documentation décrivant les procédures et l’organisation comptables doit être établie par l’entité en vue de permettre la compréhension et le contrôle du système de traitement. Cette documentation est conservée et maintenue avec les mises à jour aussi longtemps qu’est exigée la présentation des documents comptables auxquels elle se rapporte.

Art. 15. Le logiciel de comptabilité doit proposer une fonctionnalité d’exportation du fichier des écritures comptables au bénéfice de tiers, dans un format aisément exploitable indépendamment du logiciel de comptabilité.

Art. 5. Tout enregistrement comptable doit préciser l’origine, le contenu et l’imputation de chaque donnée ainsi que les références de la pièce justificative qui l’appuie.

Les éditions informatiques doivent être identifiées, numérotées et datées dès leur établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve.

Art. 6. Le caractère intangible ou irréversible des écritures imposé aux comptabilités manuelles s’applique aux comptabilités informatiques sous forme d’une procédure de validation de toute la période comptable qui interdit toute modification ou suppression d’écriture validée

Art. 11. Tout état produit par le logiciel doit être strictement conforme aux dispositions légales ou réglementaires qui le régissent.

 Art. 16. Tout état produit par le logiciel de comptabilité doit retracer les informations d’identification de l’entité, de l’état, de sa date d’édition, de son numéro de page et le détail et les références de l’opération avec mention qu’il correspond à une édition provisoire ou définitive.

Art. 8. Le logiciel de comptabilité utilisé doit comporter une documentation, décrivant la configuration et les spécifications, qui peut être imprimée ou disponible sous forme électronique. Le logiciel de comptabilité doit se comporter comme décrit dans sa documentation. Il doit exister une conformité biunivoque entre le logiciel et sa documentation.

Le logiciel de comptabilité doit être conforme à ses buts explicites, et ne peut comporter de fonctionnalités non documentées.

Art. 19. Le logiciel de comptabilité doit comprendre une procédure d’archivage, qui permet de transférer l’ensemble des écritures et données comptables de périodes comptables clôturées ou non vers des supports de stockage amovibles, sans possibilité de modification.

La procédure d’archivage est assortie d’une procédure réciproque permettant, à partir des supports amovibles, de restaurer dans les fichiers comptables les écritures et données archivées.

En cas de changement de version du logiciel de comptabilité, la nouvelle version doit comporter les mécanismes requis pour pouvoir relire ou convertir les écritures archivées avec la ou les versions antérieures. La procédure d’archivage doit assurer l’antériorité de la date d’archivage demandée par rapport à la date de la dernière clôture périodique.

Art. 10. Le logiciel doit permettre de générer automatiquement tous les états que l’entreprise doit produire en exécution de dispositions légales ou réglementaires et qui sont basés sur les données introduites dans le logiciel de comptabilité.

Art. 22. Le logiciel de comptabilité doit comporter un mécanisme qui permet de vérifier qu’il est toujours fiable. Le logiciel doit garder la trace de ses mises à jour dans un fichier dénommé journal, reprenant les mises à jour et leur contenu respectif. Le logiciel doit comprendre une fonction qui édite automatiquement la valeur actuelle et la valeur par défaut de tous les paramètres dont la valeur s’écarte de la valeur par défaut.

Art. 21. Toute manipulation susceptible de présenter un risque de perte ou de corruption de données doit faire appel à la procédure qui exécute automatiquement une sauvegarde préalable des données, ou à défaut qui suggère à l’utilisateur d’effectuer cette sauvegarde préalable.

La procédure de sauvegarde comporte tous les mécanismes requis pour garantir la fiabilité des éléments sauvegardés, notamment le verrouillage de toutes les opérations susceptibles de mettre à jour les données comptables pendant la sauvegarde, la relecture de la sauvegarde après écriture assortie d’une comparaison entre le fichier sauvegardé et le fichier original. La procédure de sauvegarde quotidienne doit s’exécuter automatiquement au même titre que la procédure de sauvegarde partielle qui s’exécute automatiquement à intervalles réguliers.